Når du skal underskrive indberetningen, får du en række dokumenter, som du skal tjekke igennem. Det er disse dokumenter, du skriver under på, så det er vigtigt, at du har læst dem. Hvis ikke, kan bestyrelsen spilde værdifuld tid, som kunne være brugt på det vigtige og sjove foreningsarbejde.
Dokumenterne er følgende:
- Konstituering
- Formåls- og omfangsskema (forretningsomfang)
- Referat
- Regnskab
Tjekliste
Du bedes læse dem alle igennem, men tjek især følgende:
- At referat og regnskab er de korrekte - dobbelttjek, om det er fra det korrekte år.
- At de rette tegningsberettigede er angivet jævnfør vedtægterne. Husk, at hvis det ikke står helt tydeligt i vedtægterne, hvem der skal tegne foreningen, så er det alle bestyrelsesmedlemmerne, der skal angives. Læs mere her.
- At de rette bankadgange (fuldmagter) er givet - dette er en hyppig fejl, så dobbelttjek!
- At konstitueringen af bestyrelsen er korrekt; at de afgående er blevet udmeldte og de nye er blevet skrevet på.
- At de beløb, der er angivet i forretningsomfanget (Formåls- og omfangsskemaet) ikke er helt ved siden af. En hyppig fejl er, at man kommer til at skrive et nul for lidt eller for megt, og dette gør en stor forskel.
HUSK...
... at indberetteren har brugt lang tid og meget energi på at udfylde indberetningen. Så det er en stor hjælp for ham/hende, at I hjælper med at tjekke, om han/hun har lagt det korrekte op og skrevet det rigtige, så han/hun ikke er helt alene om ansvaret.
Hvis det ender med, at bestyrelsen har skrevet under på noget, der er forkert, kan pengeinstituttet ende med at afvise indberetningen, hvorefter jeres bestyrelse blot får endnu mere arbejde med at ændre og underskrive på ny. Så I kan ligeså godt få det rigtigt i første hug.
HUSK ligeledes, at når indberetter og/eller øvrige bestyrelsesmedlemmer har underskrevet indberetningen, kan der ikke foretages ændringer i den. Åbner I den op for at lave ændringer, forsvinder de hidtidige underskrifter, da der skal skrives under på de ændringer, der foretages.