I indberetningen, som I skal lave til banken, skal I angive, hvem der har hvilket ansvar. Det er nødvendigt for at banken lærer jer at kende og ved, hvem der har adgang til bankkonti. Udover at være nødvendigt og give stor sikkerhed jævnfør de nye regler, der er blevet lavet for at bekæmpe terror og hvidvisk, er det også rart at have rollerne fordelt til intern brug i bestyrelsen.
Disse roller er dem, som kan vælges inde i vores system:
- Forperson/formand/forkvinde
- Næstforperson/næstformand/næstforkvinde
- Kasserer
- Sekretær
- Revisor
- Bestyrelsesmedlem
- Suppleant
- 1. suppleant
- 2. suppleant
- Medarbejder
- Ekstern
- Udvalgsmedlem
- Kommunalt medlem
- Andet
Der kan med fordel stå i vedtægterne, hvilke roller I skal tildele i jeres bestyrelse.
Rolle nummer 1-7 er de mest almindelige - disse gennemgås nedenfor.
Hvad skal man som forperson?
Forpersonen repræsenterer bestyrelsen i officielt øjemed og er ofte den, der tegner foreningen. Når man er tegningsberettiget, så har man mulighed for at handle og underskrive for foreningen. Den der er tegningsberettiget har dermed også fuldmagt/adgang til foreningens bankkonti og kan underskrive officielle dokumenter og kontrakter m.m. Det er dog ikke givet, hvad en forperson står for. Det kan bestyrelsen indenfor egne rammer opfinde. Det er dog rart at have en, der står i front, som kan samle trådene op løbende og som uddelegerer opgaver og er den overordnede tovholder.
Hvad skal man som næstforperson?
Næstforpersonen er den, der træder ind og overtager forpersonens opgaver og ansvar, når forpersonen er væk. Men næstforpersonen kan også bistå forpersonen ved behov og være en slags højre hånd for forpersonen, så forpersonen ikke bærer hele byrden som forperson alene.
Hvad skal man som kasserer?
Kasseren er den, der er ansvarlig for økonomien. Det er den, der har styr på, hvad der står på kontoen og som har det store overblik, når man sidder i bestyrelsen og snakker om, hvad pengene skal bruges til.
Det er også den, der sørger for at betale regninger og føre regnskab, hvor alle ind- og udgående beløb skrives ind i en oversigt (f.eks. i Excel) og hvor alle bilag findes og sættes i forbindelse med alle bevægelserne på kontoen. Man kan som forening evt. vælge at gøre brug af et online regnskabsprogram eller få hjælp fra et eksternt firma.
Det er ofte kassereren, der er hovedansvarlig for at udarbejde foreningens budget i samarbejde med den øvrige bestyrelse og sørger for, at det overholdes løbende.
Det kan evt. også være kassereren, der står for kontingentkørsel, men ikke nødvendigvis, så længe at han/hun bare sørger for, at alle beløbene ifm. det registreres i regnskabet.
De fleste foreninger er fritaget fra at betale moms, så derfor er regnskabsdelen lidt nemmere end for firmaer, der er pålagt at betale moms.
En kasserer er ikke det samme som en revisor. Hvis en forening benytter sig af en revisor, så er det ofte en ekstern person, som er sat på opgaven.
Hvis forpersonen har økonomisk ansvar eller adgang, så gøres den øknomiske del af arbejdet i gerne i samarbejde med kassereren. Det er rart at have hinanden at sparre med.
Hvad skal man som sekretær
Man kan udpege en sekretær, hvis man gerne vil have en, der fast sørger for at skrive f.eks. dagsordener og lave referater i forbindelse med møderne. Det kan også være, at der er nogle administrative opgaver, man gerne vil have en fast person til at varetage løbende. F.eks. besvarelse af mails. Man kan naturligvis selv bestemme, hvilke opgaver, sekretæren skal have. Det er forskelligt fra forening til forening, hvad der er brug for. Men det kan være rart at have en til fast varetagelse af løbende opgaver.
Hvad skal man som revisor
Foreningen udpeger ofte en eller to personer internt i foreningen til at se årsregnskabet igennem inden den årlige generalforsamling. De gennemser det og kommer med bemærkninger, hvis der er noget, der ikke er, som det skal være. Og så underskriver de regnskabet.
Det er kun lovpligtigt at have en ekstern, professionel revisor, hvis foreningen er pålagt at betale moms.
En ekstern revisor er ikke stemmeberettiget i selve bestyrelsen og deltager for øvrigt ikke i ledelses- eller bestyrelsesarbejde i foreningen.
Hvad skal man som bestyrelsesmedlem
Som menigt bestyrelsesmedlem har man ikke et specifikt ansvar ligesom f.eks. forpersonen eller kassereren. Man skal komme til bestyrelsesmøderne og være med til at sparre og tage beslutninger, ligesom man varetager løbende opgaver, når der er praktiske eller administrative opgaver forbundet med foreningens arbejde. Man organiserer og udfører al foreningens arbejde i praksis i fællesskab med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Alle bestyrelsesmedlemmer er stemmeberettigede.
Hvad skal man som suppleant
En suppleant er stedfortræder ved fraværet af et andet bestyrelsesmedlem. En suppleant er ikke stemme- eller taleberettiget i bestyrelsen, men får disse rettigheder, når han/hun træder til i stedet for et andet bestyrelsesmedlem. Han/hun deltager i bestyrelsesmøderne som passiv iagttager, så han/hun kan opnå den viden, der skal til, hvis han/hun skal træde til. Man kan have suppleanter for alle bestyrelsesmedlemmer, men oftest er der blot suppleanter for bestyrelsesmedlemmer med vigtige rollefunktioner.