Her er en guide til, hvordan du som indberetter opretter bestyrelsesmedlemmer og eksterne personer og tildeler roller og bankadgange i indberetningen: 

1. Personer/Bestyrelsen

Gå ind i indberetningen og tryk på det første punkt under "På vegne af foreningen", som hedder "Personer":

 

2. Bestyrelsen og rollefordeling:

Første skridt under punktet er "Hvem sidder i bestyrelsen?". Her får du mulighed for at oprette samtlige bestyrelsesmedlemmer (og suppleanter) og tildele roller:

Tryk på + i den blå cirkel for at tilføje bestyrelsesmedlemmer. Så kommer "Registrér nyt medlem", hvor inde du bedes skrive bestyrelsesmedlemmets kontaktoplysninger og tildele en eller flere roller til ham/hende: 

 

Opret alle bestyrelsesmedlemmerne og tryk "Godkend bestyrelse" nederst.

Her vil systemet ofte spørge, om du er sikker på, at du vil godkende antallet af bestyrelsesmedlemmer. Dette sker, hvis jeres pengeinstitut har angivet et andet antal for jeres forening. Tryk "Godkend", hvis du er sikker på, at du har oprettet det rette antal medlemmer jævnfør vedtægter for og aftale med bestyrelsen.

 

HUSK: Bestyrelsesmedlemmerne bliver først inviteret til oprettelse i Unioo, når du som indberetter har lavet hele indberetningen og underskrevet med MitID. Mere om dette nederst i artiklen. 

 

3. Eksterne personer

Skridt to handler om "Eksterne personer". Her skal du oprette dem, der ikke er stemmeberettigede og derfor er eksterne. Dem, der skal følge bestyrelsesarbejdet fra sidelinjen. Opret både dem, der skal have fuldmagter og dem, der ikke skal. Suppleanter skal ikke oprettes her - de oprettes under "Bestyrelsen". 

Tryk på krydset i den blå cirkel for at oprette personen med dennes kontaktoplysninger og tildel rolle(r). Når du har oprettet alle eksterne, trykker du "Godkend" på den blå knap nederst. 

 

 

 

4. Kontoadgange

Skridt tre handler om kontoadgange. Tryk på plusset for at tilføje de personer, der skal have bankadgange:

Her får du mulighed for at vælge dem, der skal have bankadgange (også evt. eksterne personer), fra en drop-down menu: 

For hver person, du vælger, får du mulighed for at vælge, hvilke bankadgange, de skal have:

Man vælger, hvilken konto, det drejer sig om og derefter følgende:

  • Ingen adgang: Personen får ikke adgang til at se eller handle på konto.
  • Kan kun se foreningens konto: Giver personen kiggeadgang.
  • Kan kun administrere med dobbelt godkendelse: Dobbeltgodkendelse betyder, at et bestyrelsesmedlem ikke kan foretage handlinger i pengeinstituttet på vegne af bestyrelsen uden godkendelse fra et andet bestyrelsesmedlem. Vælges denne fuldmagt, skal der minimum være to bestyrelsesmedlemmer med fuldmagt til at administrere foreningens konti.
  • Kan administrere foreningens konto: Dette giver fuld adgang til at handle på kontoen. 

Alt efter, hvilken type fuldmagt, der vælges, kommer der nogle uddybninger om den enkelte fuldmagt frem: 

Her skal du vælge mindst ét at punkterne. Du vælger et punkt ved at trykke på den lille, grå bjælke ud for punktet, så den bliver grøn.

Betalingskort: Vær opmærksom på, at hvert enkelt pengeinstitut har forskellige priser på kortløsninger og at prisen i nogle tilfælde er højere, hvis man på et senere tidspunkt end indberetningen vil tilknytte kort. 

Når alle de rette fuldmagter er tildelt den enkelte person, skal du trykke "Gem" nederst.

Gennemgå disse skridt for alle relevante personer og tryk til sidst på den blå knap "Godkend kontoadgange" nedenunder oversigten.

 

Tillykke! Nu har du gennemført alle tre skridt og dermed gennemført første punkt i indberetningen. 

 

Hvornår inviteres bestyrelsesmedlemmerne?

Når du som indberetter har fået lavet hele indberetningen og underskrevet den med MitID, går der 10 minutter, før medlemmerne inviteres automatisk ind i systemet. I disse 10 minutter får du mulighed for at sende en besked ud til medlemmerne. Denne mulighed åbnes automatisk op, når du har underskrevet. Her har vi formuleret en besked for dig, men du kan bare omskrive den, hvis du hellere vil skrive noget andet. Derudover gives de 10 minutter også for at du kan nå at fortryde og åbne indberetningen op igen, hvis du kommer i tanker om noget, der blev lavet forkert. 

Bestyrelsesmedlemmerne inviteres til systemet med e-mail og SMS med et link, de skal følge. 

HUSK: Når indberetter og/eller øvrige bestyrelsesmedlemmer har underskrevet indberetningen, kan der ikke foretages ændringer i den. Åbner I den op for at lave ændringer, forsvinder de hidtidige underskrifter, da der skal skrives under på de ændringer, der foretages.