Her er en guide til, hvordan du som indberetter opretter bestyrelsesmedlemmer og eksterne personer, tildeler roller og angiver tegningsberettigelse i indberetningen: 

1. Personer/Bestyrelsen

Gå ind i indberetningen og tryk på det første punkt under "På vegne af foreningen", som hedder "Personer" (eller "Bestyrelsen"):

 

2. Bestyrelsen:

Første skridt under punktet er "Hvem sidder i bestyrelsen?". Her får du mulighed for at oprette samtlige bestyrelsesmedlemmer:

Try på + i den blå cirkel for at tilføje bestyrelsesmedlemmer. Så kommer "Registrér nyt medlem": 

Opret alle bestyrelsesmedlemmerne med deres kontaktoplysninger og tryk "Godkend bestyrelse" nederst. Her vil systemet ofte spørge, om du er sikker på, at du vil godkende antallet af bestyrelsesmedlemmer. Dette sker, hvis jeres pengeinstitut har angivet et andet antal for jeres forening. Tryk "Godkend", hvis du er sikker på, at du har oprettet det rette antal medlemmer jævnfør vedtægter for og aftale med bestyrelsen.

 

HUSK: Bestyrelsesmedlemmerne bliver først inviteret til oprettelse i Unioo, når du som indberetter har lavet hele indberetningen og underskrevet med MitID. Mere om dette nederst i artiklen. 

 

3. Eksterne Personer

Skridt to handler om "Eksterne personer". Her skal du oprette dem, der ikke er stemmeberettigede og derfor er eksterne. Dem, der skal følge bestyrelsesarbejdet fra sidelinjen. Opret både dem, der skal have fuldmagter og dem, der ikke skal. Suppleanter skal ikke oprettes her - de oprettes under "Bestyrelsen". 

Tryk på krydset i den blå cirkel for at oprette personen med dennes kontaktoplysninger. Når du har oprettet alle eksterne, trykker du "Godkend" på den blå knap nederst. 

 

 

4. Roller

Tredje skridt under punktet Personer (eller Bestyrelsesmedlemmer) er "Hvordan er rollerne fordelt". Her får du mulighed for at tildele roller og fuldmagter:

Når du skal tildele en rolle, trykker du i bjælken, hvor der står "Ingen bestyrelsesrolle valgt":

Så åbnes rollefordelingen for det enkelte bestyrelsesmedlem, og så skal du trykke på "Tilføj en rolle" i bjælken:

Så kommer der en drop-down-menu, hvor du kan vælge, hvilken rolle, bestyrelsesmedlemmet skal have:

Vær opmærksom på, at du godt kan tildele flere roller til én person. En person kan f.eks. både få tildelt "Formand" og "Kasserer". Når du har tildelt rolle(r) til personen, skal du trykke på knappen "Videre".

Når du har tildelt rolle(r) til det enkelte bestyrelsesmedlem, kan du tildele fuldmagter. Som udgangspunkt vil der stå "Ingen adgang til bankkonti tildelt". Hvis personen ikke skal have nogen fuldmagter, skal du således blot lade feltet stå. Hvis personen skal have fuldmagter tildelt, skal du trykke i bjælken: 

Når du trykker i bjælken, åbnes der op for "Tildel fuldmagter til Navn Efternavn":

Her kan du trykke i cirklerne ud for de enkelte typer af fuldmagter. Cirklen ud for "Ingen adgang" vil som udgangspunkt være valgt. Men derudover kan du vælge "Kan kun se foreningens konto" for at give personen kiggeadgang. Så kan man vælge "Kan kun administrere med dobbelt godkendelse". Dobbeltgodkendelse betyder, at et bestyrelsesmedlem ikke kan foretage handlinger i pengeinstituttet på vegne af bestyrelsen uden godkendelse fra et andet bestyrelsesmedlem. Vælges denne fuldmagt, skal der minimum være to bestyrelsesmedlemmer med fuldmagt til at administrere foreningens konti. Til sidst kan man vælge "Kan administrere foreningens konto". Dette giver fuld adgang til at handle på kontoen. 

Alt efter, hvilken type fuldmagt, der vælges, kommer der nogle uddybninger om den enkelte fuldmagt frem: 

Her skal du vælge mindst ét at punkterne. Du vælger et punkt ved at trykke på den lille, grå bjælke ud for punktet, så den bliver grøn. Første punkt handler om, om personen skal have betalingskort. Vær her opmærksom på, at hvert enkelt pengeinstitut har forskellige priser på kortløsninger og at prisen i nogle tilfælde er højere, hvis man på et senere tidspunkt end indberetningen vil tilknytte kort. Andet punkt handler om adgang til netbank. Og tredje punkt handler om, om man skal have lov til at møde fysisk op i pengeinstituttet. 

Når alle de rette fuldmagter er tildelt den enkelte person, skal du trykke "Gem fuldmagter".

Hvis foreningen har flere konti tilknyttet, så skal man ud for hvert kontonummer uddele de rette fuldmagter under hvert bestyrelsesmedlem. 

 Gennemgå disse skridt for alle medlemmer og tryk til sidst på den grønne knap "Godkend roller" nedenunder listen over alle bestyrelsesmedlemmerne.

 

5. Tegningsberettiget

Det sidste punkt under "Personer" (eller "Bestyrelsesmedlemmer") hedder "Hvem er tegningsberettiget". 

Her skal du trykke på de grå bjælker ud for de bestyrelsesmedlemmer, der er tegningsberettigede, så bjælkerne bliver grønne:

Det er vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det valgte og foreningens vedtægter. Står der ikke præcist, hvem der tegner foreningen, er det juridisk hele bestyrelsen, og i det tilfælde skal alle bestyrelsesmedlemmer vælges som tegningsberettigede.

Det er meget vigtigt ift. kundeforholdet og ift. underskrifter på de lovpligtige dokumenter, og I skal være opmærksomme på, at alle tegningsberettigede i nogle tilfælde skal fysisk forbi jeres pengeinstitut.

Når de rette tegningsberettigede er valgt, skal I trykke på "Godkend" på den grønne knap nederst. 

 

Tillykke! Nu har du gennemført alle tre skridt og dermed gennemført første punkt i indberetningen. 

 

Hvornår inviteres bestyrelsesmedlemmerne?

Når du som indberetter har fået lavet hele indberetningen og underskrevet den med MitID, går der 10 minutter, før medlemmerne inviteres automatisk ind i systemet. I disse 10 minutter får du mulighed for at sende en besked ud til medlemmerne. Denne mulighed åbnes automatisk op, når du har underskrevet. Her har vi formuleret en besked for dig, men du kan bare omskrive den, hvis du hellere vil skrive noget andet. Derudover gives de 10 minutter også for at du kan nå at fortryde og åbne indberetningen op igen, hvis du kommer i tanker om noget, der blev lavet forkert. 

Bestyrelsesmedlemmerne inviteres til systemet med e-mail og SMS med et link, de skal følge. 

 

 

Unioo's hjælpeside

Brug Unioo's hjælpeside, hvis du har spørgsmål eller vil vide mere om Unioo. Brug søgefeltet ovenfor eller kig kategorierne igennem.

Se nedenfor - her har vi fundet relaterede artikler.