Sommetider sker det, at et bestyrelsesmedlem bliver ude af stand til at udføre sit fantastiske frivillige bestyrelsesarbejde pga. sygdom, død, barsel eller anden (uventet) årsag. Hvad gør bestyrelsen i disse tilfælde?
Midlertidigt
Bestyrelsesmedlemmet er indlagt, på barsel eller væk fra bestyrelsesarbejdet i hvad man håber er en kortere, midlertidig periode og ønsker at genoptage arbejdet senere:
Hvis foreningen ikke er ved at indberette, behøver I ikke at gøre noget inde i Unioo.
Hvis bestyrelsesmedlemmet varetager vigtige funktioner i bestyrelsen, skal I naturligvis få en anden til at overtage disse funktioner i perioden, så der f.eks. betales regninger, føres regnskab og indkaldes til møder. Hvis han/hun er den eneste med fuldmagt til pengeinstituttet, bliver I nødt til at lave en ny indberetning til pengeinstituttet hurtigst muligt, så en anden kan få fuldmagt. Læs mere om at starte ny indberetning her.
Hvis foreningen er midt i en indberetning, bør en suppleant træde til, hvis dette fremgår af vedtægterne. Her skal suppleanten oprettes som et almindeligt bestyrelsesmedlem i indberetningen, hvis han/hun skal have fuldmagter tildelt. Det originale bestyrelsesmedlem meldes ud, hvis han/hun ikke har mulighed for at underskrive (han/hun skal her meldes ind via ny indberetning efter fraværet). Han/hun kan blot underskrive, hvis muligt, på trods af det øvrige fravær, som han/hun kommer til at have. Læs vedtægterne for at sikre jer, hvad foreningens procedure er i disse tilfælde. Læs her om at stoppe en igangværende indberetning.
I enkelte tilfælde kan pengeinstituttet dog godkende, at bestyrelsesmedlemmet bliver fritaget fra underskriften på trods af fraværet - dette kan jeres pengeinstitut tage stilling til.
Permanent
Bestyrelsesmedlemmet er afgået ved døden eller skal af anden årsag ikke vende tilbage til bestyrelsesarbejdet:
Hvis det er midt på året eller hvis det afgåede bestyrelsesmedlem varetager en vigtig funktion og har fuldmagter, skal et andet medlem fra bestyrelsen åbne indberetningen op og udmelde det afgående bestyrelsesmedlem, hvorefter den øvrige bestyrelse skal underskrive den nye indberetning. Husk her at give det afgåede bestyrelsesmedlems roller og fuldmagter videre til nogle andre. Læs om at starte ny indberetning her. Hvis det er tæt på en generalforsamling, kan I blot vente til efter generalforsamlingen med at udmelde ham/hende, da der her under alle omstændigheder skal laves en ny indberetning.
Hvis det er midt under en indberetning, meldes det afgåede bestyrelsesmedlem blot ud af indberetter. Hvis underskriften af indberetningen allerede er i gang, skal indberetter stoppe indberetningen og udmelde ham/hende, og derefter skal alle underskrive igen. Læs mere om dette her.
Læs vedtægterne
Konsulter altid foreningens vedtægter omkring disse ting, da der med stor sandsynlighed er lavet en drejebog til, hvad der skal ske, hvis et bestyrelsesmedlem udtræder akut. Her kan f.eks. stå, hvem der skal overtage det afgåede bestyrelsesmedlems rolle(r) og fuldmagter.